なんとなく業務の見つけ方：社長が見落とす3つのサインと解決策

概要

「うちの業務はちゃんと回っている」——社長の多くはそう思っています。でも、よく見ると「なんとなく」で回っている業務が必ずあります。担当者の経験と勘に頼っている。ルールが曖昧で、人によってやり方が違う。こうした業務にシステムを入れても、失敗します。この記事では、「なんとなく業務」を発見するための3つのサインをお伝えします。

「なんとなく」で回っている業務の危険性

「なんとなく」で回っている業務は、一見すると問題がないように見えます。

クレームは出ていない
大きなミスもない
毎日なんとかこなしている

でも、これは「問題がない」のではなく、**「問題が見えていない」**だけ。

実際には、こんなリスクを抱えています。

担当者が辞めたら、誰も引き継げない
忙しくなると、ミスや漏れが発生する
新人が入っても、教育に時間がかかる
品質がバラバラで、顧客満足度が安定しない

「なんとなく」は、時限爆弾です。

サイン①：「あの人に聞かないとわからない」がある

これが最も危険なサインです。

「その業務、どうやってるの？」→「○○さんに聞いてください」

この会話が出たら、赤信号。

その業務は「○○さんの頭の中」にしか存在していません。マニュアルもない、引き継ぎ資料もない。○○さんが休んだら止まるし、辞めたら終わり。

よくある言い訳

「○○さんは長いから、任せてる」「○○さんが一番詳しいから」「忙しくて、マニュアル作る暇がない」

これらは全部、属人化を放置する言い訳です。

発見するための質問

社長が現場を見るとき、この質問をしてください。

「○○さんが明日から1ヶ月休んだら、この業務は誰が代わりにできる？」

「誰もできない」「かなり厳しい」という答えが返ってきたら、その業務は属人化しています。

サイン②：「人によってやり方が違う」

同じ業務なのに、担当者によってやり方が違う。これも「なんとなく」のサインです。

たとえば、顧客対応。

Aさんは丁寧に説明する
Bさんは簡潔に済ませる
Cさんは追加提案もする

どれが正解でしょうか？

答えは「わからない」。なぜなら、ルールが決まっていないから。

問題が表面化するタイミング

「人によって違う」は、普段は問題になりません。でも、こんなタイミングで表面化します。

クレームが来たとき：「前の担当者はやってくれた」と言われる
新人が入ったとき：「誰のやり方を真似すればいいかわからない」
繁忙期：バラバラのやり方が、混乱を加速させる

発見するための質問

「この業務の『正解』は、どこに書いてある？」

「特に書いていない」「人によって違う」という答えが返ってきたら、ルールが曖昧です。

サイン③：「例外が多すぎる」

業務フローを聞いたとき、こんな言葉が頻発したら要注意。

「基本はこうだけど、○○の場合は違う」
「普通はこうするけど、△△さんのときは別」
「ケースバイケースで判断してる」

例外が多いのは、ルールが現実に合っていない証拠です。

例外が多い業務の末路

例外が多い業務は、システム化が難しい。なぜなら、システムは「ルール」で動くから。

「ケースバイケース」をシステムに落とし込もうとすると、こうなります。

条件分岐が複雑になりすぎる
作っても「使えない」と言われる
結局、手作業に戻る

発見するための質問

「この業務で『いつもと違う対応』をするのは、月に何回くらい？」

「毎日のようにある」「半分くらいは例外」という答えが返ってきたら、そもそもルール自体を見直す必要があります。

3つのサインをまとめると

サイン	症状	本質的な問題
①あの人に聞かないと	担当者依存	知識が共有されていない
②人によってやり方が違う	バラバラな対応	ルールが明文化されていない
③例外が多すぎる	ケースバイケース	ルールが現実に合っていない

この3つが1つでも当てはまる業務は、システム化の前に「仕組み化」が必要です。

「なんとなく」を潰す3ステップ

サインを発見したら、次のステップで「なんとなく」を潰していきます。

ステップ1：書き出す

まず、業務を紙に書き出す。

誰が
いつ
何を
どうやっているか

「頭の中にあるもの」を「紙の上」に出す。これだけで、曖昧さが見えてきます。

ステップ2：統一する

書き出したら、「正解」を決める。

この業務は、このやり方でやる
例外はこの3パターンだけ
それ以外は上長に確認する

全員が同じやり方をするように、ルールを統一します。

ステップ3：仕組みにする

ルールが決まったら、仕組みにする。

マニュアルを作る
チェックリストを作る
テンプレートを作る

ここまでやって初めて、システム化の準備が整います。

実例：「なんとなく」を潰してからシステム化した会社

ある整体院の例です。

Before：なんとなく状態

予約対応は、受付スタッフ3人が交代で担当
Aさんはスプレッドシートに入力、Bさんは紙のメモ、Cさんはスマホのメモアプリ
予約確認の連絡は「気づいた人がやる」ルール
週に1回くらい、予約漏れやダブルブッキングが発生

仕組み化のプロセス

書き出し：予約対応の全手順を、誰が見てもわかるように書き出した
統一：全員が「スプレッドシートに入力」「確認連絡は予約受付者が責任を持つ」に統一
仕組み化：予約受付のチェックリストを作成、壁に貼った

After：システム化

仕組みが整った段階で、予約管理システムを導入。

ウェブから予約が入ると、自動でスプレッドシートに反映
施術者にLINEで自動通知
前日にリマインドが自動送信
ダブルブッキングはシステムが自動でブロック

結果：予約漏れゼロ、受付スタッフの負担50%減

よくある失敗：仕組み化せずにシステムを入れる

逆のパターンも紹介します。

ある会社が、「なんとなく」のままシステムを導入しました。

結果

「システムの入力が面倒」と現場が使わなくなる
「前のやり方の方が早い」とスプレッドシートに戻る
導入費用だけかかって、何も変わらない

システムは、仕組みを「強化」するもの。仕組みがないところにシステムを入れても、意味がない。

まとめ：システム化の前に、3つのサインをチェックせよ

システム化を検討するとき、まずこの3つをチェックしてください。

「あの人に聞かないとわからない」業務はないか？
「人によってやり方が違う」業務はないか？
「例外が多すぎる」業務はないか？

1つでも当てはまったら、システム化の前に仕組み化が必要です。

「なんとなく」を潰してから、システムを入れる。

この順序を守れば、システム導入の成功率は劇的に上がります。

次に取るべきアクション

今日できることは、これです。

社内を歩いて、「この業務、どうやってるの？」と3人に聞く。

「○○さんに聞いてください」「人によって違います」「ケースバイケースです」

この答えが返ってきた業務が、あなたの会社の「なんとなく業務」です。

株式会社IIWAYO｜伴走CTO 社長の思考を、収益を生む仕組みに変える。